Exemple note d’information : comment rédiger un document clair et utile en entreprise

Rôle stratégique de la note d’information en entreprise

Dans le quotidien d’une assistante de direction, la note d’information est bien plus qu’un simple document interne. C’est un outil stratégique de communication interne qui permet de diffuser des informations claires, datées et traçables à l’ensemble des destinataires concernés : une équipe, un service, ou parfois toute l’entreprise.

Un outil clé pour organiser la vie de l’entreprise

Une note d’information bien rédigée sert à structurer la vie au travail. Elle permet de :

• formaliser une décision de la direction ou d’un service ;
• poser des règles de fonctionnement communes (organisation, procédures, sécurité) ;
• informer les salariés d’un changement important dans l’entreprise ;
• assurer une communication cohérente entre les différents services.

Contrairement à un simple mail, la note de service ou la note d’information s’inscrit dans la durée. Elle peut être archivée, retrouvée facilement, et sert souvent de référence en cas de question ou de désaccord sur les règles appliquées.

Un support officiel pour les règles et la conformité

La note d’information joue aussi un rôle essentiel pour sécuriser l’entreprise sur le plan juridique. Sans remplacer un règlement intérieur ou un accord collectif, elle permet de :

• préciser des règles de sécurité ou des consignes spécifiques à un site ou à un service ;
• compléter des procédures déjà existantes (par exemple, une nouvelle procédure de validation des congés) ;
• informer les salariés d’une mise à jour des règles internes ou d’une nouvelle politique.

Dans certains cas, le service juridique ou les ressources humaines participent à la rédaction de la note, surtout lorsqu’il s’agit de sujets sensibles : modification d’horaires, réorganisation d’un service, départ d’un salarié occupant un poste clé, ou rappel de règles liées au règlement intérieur. Une juridique note mal formulée peut créer de la confusion, voire des tensions avec les représentants du personnel.

Un levier de confiance entre la direction et les équipes

Une note claire, factuelle et bien structurée renforce la confiance des salariés dans la direction. Elle montre que l’entreprise prend le temps d’expliquer ses décisions, de poser un cadre et de partager les informations utiles à chacun.

Pour une assistante de direction, maîtriser la rédaction de note est donc un vrai levier de crédibilité. C’est d’ailleurs au cœur du rôle de l’assistant en communication dans l’entreprise : faire le lien entre la direction, les managers, les équipes et parfois les représentants du personnel.

Une bonne note de service ou note d’information doit :

• être compréhensible par tous les destinataires, quel que soit leur service ;
• éviter les formulations ambiguës ou trop techniques ;
• rester neutre et professionnelle, même en cas de sujet délicat (par exemple un départ salarié) ;
• indiquer clairement la date et le lieu, ainsi que le périmètre d’application des règles ou informations.

Un format qui facilite le suivi des projets et des changements

Les notes de service sont particulièrement utiles pour accompagner les projets internes et les changements d’organisation. Elles permettent de :

• annoncer le lancement d’un nouveau projet ou d’un nouveau service ;
• expliquer les impacts concrets pour les équipes (planning, outils, interlocuteurs) ;
• fixer des échéances claires et des responsabilités ;
• garder une trace écrite des décisions prises.

Dans ce contexte, la note devient un repère pour les salariés : elle rassemble en un seul document les informations essentielles, là où les échanges oraux ou les messages instantanés se perdent facilement. Un bon modèle de note ou exemple de note permet de gagner du temps et d’assurer une cohérence entre les différentes notes de service diffusées dans l’entreprise.

Un document à adapter selon les types de notes

Il existe plusieurs types de notes en entreprise : note d’information générale, note de service opérationnelle, note liée au service juridique, note sur les règles de sécurité, information sur un changement d’organisation ou sur un départ salarié. Chaque type de note a ses enjeux, son niveau de détail et son ton spécifique.

Pour l’assistante de direction, l’enjeu est de savoir adapter le contenu et la forme :

• aux destinataires (toute l’entreprise, un seul service, une équipe projet) ;
• à la sensibilité du sujet (simple information pratique ou décision impactant fortement le travail des salariés) ;
• au besoin de traçabilité (note ponctuelle ou document de référence à conserver).

C’est ce qui rend indispensable une méthode claire pour rédiger une note, choisir le bon format, structurer les informations et gérer les sujets sensibles. Les sections suivantes détailleront comment rédiger une note efficace, construire un modèle de note d’information réutilisable et adapter vos notes de service aux réalités de votre entreprise.

Choisir le bon format pour sa note d’information

Choisir entre note de service, note d’information et autres formats

Avant de rédiger une note, il est utile de clarifier l’objectif de la communication interne et le type de message à transmettre. Toutes les notes ne servent pas le même but, et le choix du format influence directement la compréhension des salaries et la mise en application des nouvelles regles.

Dans une entreprise, on rencontre principalement plusieurs types de notes :

• La note de service : pour transmettre des consignes de travail, des regles de securite, des changements d’organisation ou de procedure. Elle engage souvent la responsabilite de l’entreprise et peut avoir une valeur juridique, surtout lorsqu’elle touche au reglement interieur.
• La note d’information : pour partager des informations generales sur un projet, un changement d’outil, une nouvelle politique interne, sans forcement imposer une consigne immediate. Elle vise surtout la comprehension et l’adhesion des destinataires.
• La note a caractere juridique : souvent preparee avec le service juridique ou les ressources humaines, par exemple pour formaliser un changement dans le reglement interieur, une procedure disciplinaire ou un depart salarie sensible. Ce type de note demande une vigilance particuliere sur le contenu et la formulation.

Pour un executive assistant, bien distinguer ces formats permet de choisir le bon niveau de detail, le bon ton et les bons canaux de diffusion. Une note de service trop longue ou trop technique risque d’etre ignoree ; une note d’information trop vague peut generer des questions en chaine et ralentir le travail des equipes.

Critères pratiques pour sélectionner le bon format

Pour chaque information a diffuser, il est utile de se poser quelques questions simples avant de rediger la note :

• Quel est l’objectif principal : informer, faire appliquer une regle, annoncer un changement, tracer une decision juridique ?
• Qui sont les destinataires : l’ensemble des salaries, une seule equipe, les representants du personnel, uniquement le service juridique ou les ressources humaines ?
• Le message a t il un impact sur le reglement interieur ou les regles de securite ? Si oui, la note de service ou la note juridique sera plus adaptee, avec une validation formelle.
• Faut il garder une trace ecrite claire et datable (date lieu, reference, signature) pour prouver que l’information a bien ete communiquee ?

Par exemple, pour un depart salarie, une simple information interne a l’equipe peut suffire, mais certains cas imposent une note plus structuree, partagee avec les ressources humaines et parfois le service juridique, surtout si le contexte est sensible. A l’inverse, pour annoncer un nouveau projet transversal, une note d’information claire et pedagogique sera plus efficace qu’une note de service trop formelle.

Supports et canaux de diffusion des notes en entreprise

Le format ne se limite pas au type de note. Il concerne aussi le support utilise pour la communication interne. Selon la culture de l’entreprise et les habitudes de travail, plusieurs options sont possibles :

• Note au format PDF ou document joint : pratique pour les notes de service officielles, les notes juridiques, les mises a jour du reglement interieur ou les informations a archiver. Ce format facilite la conservation et la preuve de diffusion.
• Message dans l’intranet ou l’outil collaboratif : adapte aux informations courantes sur les projets, les changements d’organisation, les actualites d’equipe. Il permet une diffusion rapide a tous les salaries concernes.
• Affichage physique : encore utile pour certaines regles de securite, des informations obligatoires ou des notes de service qui doivent etre visibles sur site (ateliers, entrepots, accueil).
• Courriel avec note integree : pertinent pour des informations note de portee moyenne, destinees a une liste precise de destinataires, par exemple une equipe projet ou un service specifique.

Le choix du canal doit rester coherent avec l’importance de la note et le besoin de traçabilite. Une note de service sur un changement majeur d’horaires de travail, par exemple, gagnera a etre diffusee a la fois par courriel, sur l’intranet et eventuellement en affichage, avec un modele note bien structure.

Standardiser les modèles de notes pour gagner en clarté

Pour une entreprise, disposer de quelques modeles de notes predefinis simplifie la redaction note au quotidien et renforce la credibilite de la communication interne. Cela permet aussi aux salaries de reconnaitre rapidement le type de document et son niveau d’importance.

On peut par exemple prevoir :

• Un modele de note de service avec les mentions essentielles : date lieu, objet, destinataires, contexte, consignes precises, date d’application, reference eventuelle au reglement interieur, signature de la direction ou du service concerne.
• Un modele de note d’information plus synthetique : objet, contexte, informations cles, impact pour les equipes, contact ou service referent pour les questions.
• Un modele de note a caractere juridique : structure plus rigoureuse, validation obligatoire par le service juridique, vocabulaire controle, references aux textes internes ou externes.

Ces modeles peuvent etre ranges dans un espace commun (intranet, dossier partage) et mis a jour en lien avec les ressources humaines et le service juridique. L’objectif n’est pas de rigidifier la communication, mais de securiser les informations sensibles et de faciliter le travail de toutes les personnes qui doivent rediger note ou notes service dans l’entreprise.

Aligner le format de la note avec la stratégie de communication interne

Le choix du format ne doit pas etre isole. Il s’inscrit dans une strategie globale de communication interne, qui vise a informer, rassurer et impliquer les salaries. Une entreprise note bien concue, qu’il s’agisse d’une note service ou d’une simple information note, contribue a la confiance et a la transparence.

Pour renforcer cette coherence, il est utile de :

• Definir des regles claires sur les types notes a utiliser selon les sujets (projets, changement d’organisation, depart salarie, consignes de securite, decisions juridiques).
• Impliquer les representants du personnel lorsque la note touche aux conditions de travail ou au reglement interieur.
• Former les managers et assistants a la redaction note, pour qu’ils sachent quand utiliser une note de service, une note d’information ou un autre support.

Une bonne maitrise des formats permet ensuite de se concentrer sur la structure et le contenu, afin de produire des documents plus clairs, plus utiles et mieux compris par l’ensemble des equipes.

Pour aller plus loin sur la dimension organisationnelle et le suivi des informations diffusees, il peut etre utile de s’inspirer des bonnes pratiques presentes dans cet article sur la amelioration de la communication grace au reporting, qui montre comment structurer les donnees pour faciliter la prise de decision et la circulation de l’information.

Structurer une note d’information claire et lisible

Organiser le document pour une lecture rapide

Une note d’information efficace se lit en quelques minutes. L’objectif est que chaque salarie comprenne rapidement le message principal, qu’il s’agisse d’un changement de regles securite, d’une nouvelle procedure de travail ou d’un depart salarie. La structure doit donc guider l’œil, surtout dans le cadre de la communication interne ou les notes se multiplient.

Pour une note service ou une information note, une ossature simple fonctionne tres bien :

• En tete administratif : date lieu, service emetteur, destinataires, objet de la note
• Contexte : pourquoi cette note, lien avec le reglement interieur ou les projets en cours
• Mesures concretes : ce qui change, ce qui est attendu des salaries, les regles a appliquer
• Modalites pratiques : calendrier, interlocuteurs, service juridique ou ressources humaines a contacter
• Rappel des enjeux : securite, conformite juridique, bonne organisation du travail

Cette structure reste valable pour la plupart des types notes : note service, note information, note du service juridique ou note liee au depart salarie. Elle facilite aussi l’archivage et la recherche ulterieure dans l’entreprise.

Soigner l’en tete : un repere pour tous les destinataires

L’en tete est souvent neglige, alors qu’il conditionne la bonne circulation de l’information dans l’entreprise. Il doit permettre a chaque destinataire de savoir en un coup d’œil si la note le concerne directement et a quel titre.

Les elements essentiels a faire figurer sont :

• Service emetteur : direction, ressources humaines, service juridique, service informatique, etc.
• Destinataires : tous les salaries, une equipe precise, les representants personnel, un site ou un departement
• Date lieu : pour situer la note dans le temps et dans le contexte des projets en cours
• Objet : formule courte et explicite, par exemple « Mise a jour des regles securite sur le site de production » ou « Information sur le depart salarie du responsable de service »

Un en tete clair facilite aussi le travail des services supports (ressources humaines, service juridique, communication interne) qui doivent parfois verifier la conformite ou l’historique des notes service.

Clarifier le contexte et l’objectif de la note

Avant d’entrer dans le detail du contenu, il est utile d’expliquer en quelques lignes pourquoi cette note existe. Cela evite les interpretations et renforce la credibilite de la communication.

Pour chaque entreprise note, on peut se poser trois questions simples :

• Quel probleme ou besoin concret justifie cette note d’information ? (nouvelle reglementation, incident securite, reorganisation interne, depart salarie cle, etc.)
• Quel est l’objectif de la note ? Informer, rappeler des regles, annoncer un changement, formaliser une decision juridique note
• Quelles consequences pratiques pour les salaries ou les equipes concernees ?

En tant qu’assistant ou responsable de la redaction note, formuler clairement ce contexte permet aux destinataires de comprendre le sens de la decision, surtout lorsque le service juridique ou les ressources humaines sont impliques.

Presenter les regles et changements de maniere operationnelle

Le cœur de la note d’information doit etre concret. Les salaries ont besoin de savoir ce qu’ils doivent faire, a partir de quand, et dans quel cadre. C’est encore plus vrai pour une note service qui modifie l’organisation du travail ou les regles securite.

Pour rendre le contenu plus lisible, il est souvent utile de :

• Decouper les informations en points clairs (un point par idee ou par regle)
• Distinguer ce qui est nouveau de ce qui reste inchangé dans le reglement interieur ou les procedures
• Indiquer les responsables par service ou par equipe pour la mise en œuvre
• Prevoir, si besoin, un modele note ou un document annexe (modele de formulaire, fiche procedure, etc.)

Dans certains cas, notamment pour les projets transverses ou les sujets sensibles, il peut etre pertinent de coordonner la redaction note avec une organisation administrative optimisee, afin d’assurer la coherence entre toutes les notes diffusees.

Mettre en avant les informations pratiques et les contacts

Une bonne note d’information ne se limite pas a annoncer une decision. Elle indique aussi comment les salaries peuvent poser leurs questions ou signaler des difficultes. Cela renforce la confiance et la qualite de la communication interne.

Selon le sujet, il est utile de preciser :

• Le service de reference : ressources humaines pour un depart salarie, service juridique pour une question de reglement interieur, service HSE pour les regles securite
• Les coordonnees de contact (adresse mail fonctionnelle, numero de telephone du service, lien vers un espace intranet)
• Les delais : date d’entree en vigueur, periode de transition, echeances importantes pour les equipes

Pour les representants personnel, ces informations sont aussi essentielles, car ils doivent souvent relayer ou expliquer la note aux salaries de leur perimetre.

Utiliser une mise en forme simple et coherente

La forme compte autant que le fond. Une note surchargee ou mal aeree sera moins lue, meme si les informations sont importantes. L’objectif est de faciliter la lecture a l’ecran comme sur papier.

Quelques bonnes pratiques pour rediger note de service ou d’information :

• Utiliser des paragraphes courts et des intertitres pour structurer le contenu
• Mettre en valeur les elements critiques (dates, obligations, changements majeurs) avec du gras, sans en abuser
• Eviter le jargon juridique inutile, tout en restant conforme aux exigences du service juridique
• Verifier la coherence avec les autres notes service deja diffusees et avec le reglement interieur

Avec le temps, l’entreprise peut se doter d’un modele note standardise, adapte aux differents types notes (information simple, changement d’organisation, note securite, note RH). Cela facilite le travail des redacteurs et rassure les destinataires, qui retrouvent toujours la meme logique de lecture.

Illustrer avec un exemple de structure de note

Sans entrer dans le detail du modele complet, voici un exemple note de structure que l’on peut reutiliser pour la plupart des situations :

Cette trame reste volontairement simple. Elle peut etre adaptee selon la taille de l’entreprise, le niveau d’intervention du service juridique et les habitudes de communication interne. L’essentiel est de garder une structure stable, pour que chaque nouvelle note d’information soit immediatement reconnaissable et facile a comprendre par l’ensemble des salaries.

Adapter le ton et le niveau de détail selon les destinataires

Ajuster le ton selon les destinataires internes

Une note d’information efficace ne se rédige pas de la même façon pour toute l’entreprise. Le ton, le vocabulaire et le niveau de détail doivent s’adapter aux destinataires : direction, managers, equipe opérationnelle, ressources humaines, service juridique, representants du personnel, etc.

Pour chaque note de service ou note d’information, posez vous quelques questions simples avant de rédiger :

• Qui va lire cette information note (type de salaries, niveau hiérarchique, service concerné) ?
• Quel est l’objectif concret de la communication interne (informer, faire appliquer des regles, faire accepter un changement, annoncer un depart salarie, expliquer un nouveau projet) ?
• Quel niveau de vocabulaire technique les destinataires maîtrisent ils réellement au travail ?

Par exemple, une note service destinée à l’ensemble des salaries sur des regles securite doit rester très claire, avec des phrases courtes et des consignes directement applicables. À l’inverse, une entreprise note adressée au service juridique pourra intégrer davantage de références reglementaires, à condition de rester lisible.

Adapter le niveau de détail au type de note

Les types notes ne nécessitent pas tous le même niveau de détail. Une note d’information courte sur un changement d’horaires de travail n’a pas besoin du même contenu qu’une note de service sur une mise à jour du reglement interieur ou une procedure de depart salarie.

De manière générale :

• Note d’information simple (changement de salle, date lieu d’une reunion, modification ponctuelle) : contenu bref, informations clés en début de texte, rappel des elements pratiques.
• Note de service structurée (nouvelles regles, consignes de securite, changement d’organisation) : contexte, objectifs, regles détaillées, date lieu d’application, services concernés, contact de reference.
• Note à dimension juridique (mise à jour du reglement interieur, procedure validée par le service juridique) : contenu plus complet, vocabulaire précis, mention des textes applicables, mais avec un résumé clair pour tous les salaries.

Un bon modele note prévoit ces différents niveaux de détail. Vous pouvez créer plusieurs gabarits internes : un modele pour les notes service courtes, un modele pour les notes à fort impact (projets stratégiques, changement d’organisation), un modele spécifique pour les communications ressources humaines ou juridique note.

Choisir le bon registre de langage

Le registre de langage doit rester professionnel, mais plus ou moins formel selon les destinataires et le sujet. Une note d’information adressée à toute l’entreprise sur un changement important (nouvelle organisation, fusion de service, modification de regles securite) demandera un ton plus institutionnel qu’une note interne sur un projet d’equipe.

Quelques repères pratiques pour la redaction note :

• Registre formel : pour les notes à portée juridique, les notes de service liées au reglement interieur, les communications officielles de la direction, les annonces de depart salarie sensibles. Le ton est neutre, factuel, sans familiarité.
• Registre courant : pour la plupart des notes d’information du quotidien (organisation du travail, projets internes, informations pratiques). Le ton reste professionnel mais plus direct, avec des formulations simples.
• Registre plus convivial : pour des notes liées à la vie de l’entreprise (evenements internes, projets collaboratifs, actions de communication interne). Le ton peut être plus chaleureux, tout en restant respectueux des regles de l’entreprise.

L’important est de rester cohérent avec l’image de l’entreprise et les habitudes de communication interne déjà en place, tout en veillant à ce que les informations soient comprises par tous les destinataires.

Prendre en compte la sensibilité du sujet

Certains contenus exigent une attention particulière dans la redaction note : depart salarie, rappel de regles securite après un incident, modification du reglement interieur, decisions du service juridique, tensions entre services ou representants du personnel. Le ton doit alors être mesuré, respectueux et très factuel.

Pour ces notes sensibles, il est recommandé de :

• Limiter les jugements de valeur et se concentrer sur les faits et les regles applicables.
• Clarifier le cadre juridique lorsque c’est nécessaire (en lien avec le service juridique ou les ressources humaines).
• Soigner particulièrement la formulation des phrases qui concernent les salaries ou les equipes, afin d’éviter toute stigmatisation.
• Valider le contenu avec les services concernés (ressources humaines, service juridique, representants du personnel) avant diffusion.

Une note information mal formulée sur un sujet sensible peut créer des incompréhensions, voire des tensions. À l’inverse, une redaction claire, structurée et respectueuse renforce la confiance dans la communication interne de l’entreprise.

Aligner la forme de la note avec les usages internes

Enfin, le ton et le niveau de détail doivent aussi tenir compte des canaux utilisés pour diffuser la note : affichage physique, intranet, envoi par courriel, outil de gestion de projets, etc. Une note de service affichée dans un atelier sur les regles securite sera plus visuelle et synthétique qu’une note détaillée publiée sur l’intranet juridique.

Pour chaque information note, vérifiez :

• Si la note est destinée à être conservée comme reference (par exemple, une note du service juridique sur une nouvelle procedure) ou simplement lue rapidement.
• Si les salaries ont besoin d’un rappel régulier (cas des notes service sur la securite, les horaires, les consignes d’utilisation du materiel).
• Si la note doit être comprise par une seule equipe ou par l’ensemble de l’entreprise.

En combinant ces elements (destinataires, type de note, sensibilité du sujet, canal de diffusion), vous pouvez rediger note après note un contenu plus adapté, plus clair et plus utile pour tous les salaries. C’est cette cohérence qui donne de la crédibilité à la communication interne et renforce l’efficacité des notes de service au quotidien.

Gérer les sujets sensibles dans une note d’information

Traiter les sujets sensibles avec prudence et transparence

Une note d’information peut devoir annoncer un depart de salarie, un changement important dans l’organisation du travail ou de nouvelles regles de securite. Ces informations touchent directement les salaries et les representants du personnel, parfois le service juridique ou les ressources humaines. La redaction de ce type de note demande donc une attention particuliere, autant sur le fond que sur la forme.

Avant de rediger une note de service sensible, il est utile de verifier :

• Les obligations legales avec le service juridique ou le service ressources humaines
• La coherence avec le reglement interieur et les autres types de notes deja diffusees
• Les impacts concrets pour les equipes, les projets en cours et l’organisation du travail
• Les eventuelles consultations des representants du personnel

Clarifier le cadre juridique et les regles appliquees

Pour une note d’information qui touche au reglement interieur, aux regles de securite ou a un changement de procedure, il est important de rappeler le cadre juridique. Sans surcharger le contenu, la note doit montrer que l’entreprise s’appuie sur des textes clairs et sur l’avis du service juridique.

Quelques bonnes pratiques pour une juridique note ou une note de service a fort enjeu :

• Indiquer la reference au reglement interieur ou a la procedure interne concerne
• Preciser la date d’application et, si besoin, la date et le lieu d’une reunion d’explication
• Expliquer en termes simples ce qui change concretement pour les salaries
• Eviter le jargon juridique dans la partie principale de la note, le reserver eventuellement en annexe

Une entreprise note bien redigee sur ces sujets renforce la confiance dans la communication interne et limite les incomprehensions. Le role de l’assistant ou de l’assistante de direction est souvent de verifier que les informations sont exactes, a jour et valides par le service juridique avant diffusion.

Soigner le ton pour les notes sur le depart d’un salarie

Le depart d’un salarie est un sujet sensible, qu’il s’agisse d’un depart volontaire ou non. Une note information sur ce theme doit respecter la personne concernee, proteger les donnees confidentielles et rassurer les equipes sur la continuite du service.

Pour ce type de note de service, il est recommande de :

• Valider le contenu avec les ressources humaines et, si necessaire, avec le service juridique
• Rester factuel : date de depart, organisation de la transition, contact de reference
• Eviter tout jugement de valeur ou detail inutile sur les raisons du depart
• Adapter le niveau de detail selon les destinataires : equipe directe, autres services, communication plus large

Un modele note pour un depart salarie peut etre prepare a l’avance, puis ajuste au cas par cas. Cela permet de gagner du temps tout en gardant un cadre respectueux et coherent avec les regles de l’entreprise.

Equilibrer transparence et discretion dans la communication interne

Dans une information note sensible, la difficulte est souvent de trouver le bon equilibre entre transparence et discretion. Les salaries ont besoin de comprendre le pourquoi du changement ou de la decision, mais certaines informations ne peuvent pas etre partagees en detail, pour des raisons juridiques ou de confidentialite.

Pour rediger note et notes service dans ce contexte, quelques principes simples a garder en tete :

• Donner le contexte general sans reveler d’informations personnelles ou confidentielles
• Mettre en avant les impacts concrets sur le travail quotidien et sur les projets
• Indiquer clairement a qui s’adresser pour poser des questions (service ressources humaines, manager, service juridique)
• Rappeler, si besoin, les regles de securite ou les regles de communication a respecter en interne

Une bonne communication interne sur les sujets sensibles passe aussi par la coherence entre les differentes notes diffusees. Les informations doivent etre alignees avec les messages portes par la direction, les ressources humaines et les representants du personnel.

Formaliser les informations essentielles dans un modele adapte

Pour les sujets sensibles, disposer d’un modele d’exemple note facilite le travail de redaction. Ce modele peut integrer les elements obligatoires (date lieu, objet, destinataires, service emetteur) et des blocs de contenu types selon les situations : changement d’organisation, mise a jour du reglement interieur, nouvelle procedure de securite, depart salarie, etc.

En structurant ainsi les informations, l’entreprise facilite le travail de redaction note pour les assistants et les responsables de service. Les notes restent claires, coherentes et conformes aux exigences juridiques, tout en restant lisibles pour l’ensemble des salaries.

Modèle simple d’exemple note d’information à adapter

Un modèle prêt à l’emploi pour gagner du temps

Pour un assistant ou une assistante de direction, disposer d’un modèle de note d’information fiable fait gagner un temps précieux. L’objectif est de pouvoir rédiger une note rapidement, tout en respectant les règles de forme, de communication interne et les exigences du service juridique ou des ressources humaines.

Le modèle ci dessous est volontairement simple. Il peut servir pour différents types de notes : note de service, information sur un changement d’organisation, rappel de règles de sécurité, information liée au départ d’un salarié, mise à jour du règlement intérieur, etc.

Éléments indispensables à faire figurer

Avant même le contenu de la note, certains éléments doivent toujours apparaître pour sécuriser la communication et faciliter l’archivage dans l’entreprise :

• Entreprise : nom de l’entité concernée (utile si plusieurs sites ou filiales)
• Service émetteur : direction, service ressources humaines, service juridique, direction des opérations, etc.
• Type de document : note d’information, note de service, note interne
• Objet : thème principal de la note, formulé de manière claire
• Date et lieu : pour situer la note dans le temps et dans le contexte
• Destinataires : tous les salariés, une équipe, un service, les représentants du personnel, un site spécifique…
• Références éventuelles : règlement intérieur, procédure interne, texte juridique, accord collectif

Modèle de note d’information à adapter

Voici un exemple de note que vous pouvez copier coller puis adapter selon votre entreprise, votre service et vos projets. Les crochets indiquent les zones à personnaliser.

ENTREPRISE : [Nom de l’entreprise]
SERVICE EMETTEUR : [Nom du service ou de la direction]
TYPE : Note d’information / Note de service
OBJET : [Objet clair et synthétique de la note]
DATE ET LIEU : [Ville], le [Date]
DESTINATAIRES : [Tous les salariés / Service X / Equipe Y / Représentants du personnel]
REFERENCES : [Règlement intérieur, procédure, texte juridique, le cas échéant]

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CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA NOTE

Dans le cadre de [décrire brièvement le contexte : nouveau projet, évolution d’organisation, mise à jour de règles de sécurité, départ salarié, etc.], la direction / le service [nom du service] souhaite informer [les destinataires] des éléments suivants.

L’objectif de cette note d’information est de [préciser l’objectif : expliquer un changement, rappeler des règles, annoncer une décision, présenter une nouvelle procédure, etc.].
INFORMATIONS PRINCIPALES

[Présenter les informations de manière structurée et factuelle :]
[Information 1]
[Information 2]
[Information 3]

Le présent document remplace et annule, le cas échéant, toute note de service ou information antérieure portant sur le même sujet.
IMPACT POUR LES SALARIES ET LES EQUIPES

Pour les salariés et les équipes concernées, les conséquences pratiques sont les suivantes :
[Impact 1 : ce qui change dans l’organisation du travail, les horaires, les outils, les procédures…]
[Impact 2]
[Impact 3]

Les règles décrites dans cette note s’appliquent à compter du [date d’entrée en vigueur]. Elles s’inscrivent dans le cadre du règlement intérieur et des procédures en vigueur dans l’entreprise.
MODALITES D’APPLICATION ET CONTACTS

Pour toute question relative à l’application de cette note d’information, les destinataires peuvent contacter :
[Service ressources humaines] pour les questions liées aux salariés, au temps de travail, au départ salarié, etc.
[Service juridique] pour les questions d’interprétation juridique ou de conformité
[Autre service] pour les aspects opérationnels ou techniques

Les managers de proximité sont chargés de relayer ces informations auprès de leurs équipes et de veiller à la bonne compréhension des règles présentées.
DIFFUSION DE LA NOTE

La présente note est diffusée par [préciser : email, affichage, intranet, réunion d’équipe, etc.].

Elle doit être portée à la connaissance de l’ensemble des destinataires mentionnés ci dessus.

[Signature / Fonction de l’émetteur]

Adapter le modèle selon le sujet traité

Ce modèle de note n’est pas figé. Il doit être ajusté selon le sujet, le niveau de sensibilité et les destinataires. Quelques pistes d’adaptation :

• Note de service sur les règles de sécurité : détailler clairement les consignes, les zones concernées, les équipements obligatoires, les sanctions possibles, en cohérence avec le règlement intérieur et les instructions du service juridique.
• Note d’information sur un changement d’organisation : insister sur l’impact pour chaque équipe, les étapes du projet, le calendrier, les interlocuteurs clés, les dispositifs d’accompagnement des salaries.
• Note d’information liée au départ d’un salarié : rester factuel, respecter la confidentialité, préciser les impacts sur la répartition du travail, les nouveaux contacts, les suites pour les projets en cours.
• Note interne à portée juridique : valider le contenu avec le service juridique, mentionner clairement les textes de référence, les dates d’application et les obligations pour les destinataires.

En pratique, l’assistant ou l’assistante de direction peut créer plusieurs notes de service types : une entreprise note pour les annonces générales, une service note pour les informations d’un service spécifique, une juridique note pour les mises à jour réglementaires. L’important est de garder une structure stable, une redaction de note claire et une traçabilité des notes diffusées dans l’entreprise.